La gestion de la paie nécessite des compétences particulières pour éviter sanctions et conflits en interne. Afin d’optimiser cette tâche, vous avez la possibilité d’utiliser un logiciel de paie dédié. Cet outil vous permettra notamment de stocker les informations sur vos salariés et d’éditer les fiches de paie. Mais un logiciel de paie constitue-t-il la meilleure solution pour votre entreprise ? Le point sur ce sujet.
Logiciel de paie : fonctionnement et avantages
Un logiciel de paie est une solution conçue pour prendre en charge l’ensemble des démarches liées à la gestion de la paie.
Cette solution facilite ainsi l’édition des bulletins de salaire, grâce à sa base de données centralisée. Cette dernière comprend toutes les informations sur vos salariés. Ses nombreuses fonctionnalités innovantes vous permettent par ailleurs :
- d’intégrer automatiquement les écritures paie dans votre comptabilité ;
- de réaliser les déclarations sociales ;
- d’éditer des documents tels que les contrats de travail, les arrêts de travail, les promesses d’embauche, les attestations Assedic, etc.
Le gain de temps constitue le premier avantage de cette solution de paie. En effet, elle vous permettra plus facilement de trouver les informations sur vos salariés et d’établir leur fiche de paie respective.
En centralisant les données et en automatisant les tâches, un logiciel de paie réduit également les risques d’erreurs liés aux saisies multiples.
À l’heure actuelle, vous avez le choix entre les logiciels de paie en mode licence et les logiciels en mode SaaS. La première solution requiert l’achat de licences auprès du fournisseur ou de l’éditeur à la signature du contrat conférant un droit d’utilisation. Pour profiter des nouvelles versions du logiciel, il faut également payer un contrat de maintenance chaque année. Le logiciel de paie en mode SaaS, pour sa part, est accessible en ligne. Pour avoir accès à ses fonctionnalités, vous devez payer des mensualités.
Les limites des logiciels de paie
L’utilisation d’un logiciel de paie ne présente pas que des avantages. En effet, la gestion de la paie en interne, même avec une application dédiée, a un coût. Vous devez en premier lieu assumer les frais relatifs à l’acquisition de l’outil. Vous devez aussi prévoir des coûts pour l’achat des licences et les mises à jour.
Par ailleurs, en cas de problèmes, vous serez obligé de solliciter le service client du fournisseur. Or, cette démarche induit des coûts supplémentaires. Vous devez également prendre en compte les frais générés par la mise en place, l’entretien et le renouvellement du logiciel de paie.
En outre, l’utilisation d’un logiciel de paie ne vous met pas à l’abri des erreurs. Avec l’évolution constante du cadre réglementaire qui régit la paie, il est recommandé de confier la gestion de cette dernière à des personnes qui disposent de compétences pointues.
D’ailleurs, les erreurs relatives à la paie peuvent vous coûter cher et entraîner un redressement ou une assignation devant le Conseil de prud’hommes. Pour vous en préserver, misez sur l’externalisation de la paie. Le cabinet d’expertise comptable ECAI est justement à votre service pour gérer la paie de vos salariés.