L’édition de bulletins de paie est une tâche chronophage à laquelle une entreprise ne peut se soustraire. En même temps, il s’agit d’une opération complexe. L’erreur n’étant pas permise pour éviter les litiges et les sanctions. Afin de s’assurer que chaque bulletin de paie est édité suivant la loi en vigueur, de plus en plus d’entreprises font le choix de l’externalisation. Combien devez-vous prévoir pour recourir à cette prestation ?
L’internalisation de la paie, un choix qui peut coûter cher
Outre l’aspect pratique, le choix pour l’externalisation de la paie s’explique par des raisons liées au coût. En effet, en plus d’être complexe, la gestion de la paie coûte cher à une entreprise. Il s’agit pourtant d’une tâche qui génère peu de valeur ajoutée.
Parmi les coûts que vous devez prendre en charge figurent ceux liés au maintien des salariés en interne (embauche et formation). À ceux-ci s’ajoutent les frais générés par la mise en place des solutions informatiques, l’acquisition du logiciel, la maintenance et la mise à jour régulière.
L’externalisation de la paie se présente en ce sens comme une solution pour optimiser les coûts. En effet, vous réaliserez jusqu’à 30 % d’économie avec cette option. Vous éviterez également les coûts disparates qui peuvent, avec le temps, avoir un impact sur votre trésorerie.
Des services sur-mesure et un coût maîtrisé grâce à l’externalisation de la paie
L’externalisation de la paie consiste à confier à un cabinet d’expertise comptable externe la gestion des démarches administratives liées à la paie. Celui-ci s’occupera de l’édition des bulletins, des déclarations auprès de toutes les caisses (DUCS), des déclarations Urssaf, des droits à la formation, etc.
Pour que le prestataire puisse éditer le bulletin de paie de chacun de vos salariés, vous devez régulièrement lui envoyer les informations sur ceux-ci. Avec l’évolution de la technologie, il est possible de mettre en place une base de données commune. Le cabinet d’expertise comptable émet ensuite une facture pour les tâches qu’il a remplies et pour chaque bulletin.
Pour votre entreprise, l’avantage reste la possibilité de maîtriser les coûts. En effet, vous bénéficierez d’une tarification fixe, communiquée à l’avance en fonction des services définis dans le contrat de prestation.
Fiche de paie externalisée : quels sont les tarifs ?
Dans le cas d’une externalisation de la paie, le coût par bulletin de paie s’établit entre 15 et 30 euros en moyenne. Dans certaines situations, vous devez assumer des coûts supplémentaires. Tel est notamment le cas si le prestataire doit réaliser un service en particulier, une déclaration de maladie ou les démarches pour une nouvelle embauche par exemple.
Néanmoins, d’une manière générale, le coût d’un bulletin de paie externalisé reste moins élevé que le salaire d’un collaborateur interne. Cela vaut même si celui-ci travaille à temps partiel. Par ailleurs, en choisissant d’externaliser la paie, vous évitez les déclarations tardives qui peuvent entraîner des pénalités.
Les risques d’erreur sont en outre réduits. De cette manière, vous n’aurez ni à gérer des situations conflictuelles avec vos salariés ni à payer des dommages-intérêts. Vous êtes désormais convaincu que l’externalisation de la paie est la meilleure alternative pour votre entreprise ? Faites appel au cabinet ECAI pour se charger de la gestion de la paie de vos collaborateurs.