PRATIQUE – Conservation de vos factures : quelles règles à respecter ?

Sommaire

    Les règles de conservation de vos factures

     

    Aujourd’hui, beaucoup d’entreprises se retrouvent dans un « flou artistique » concernant la conservation de leurs factures.

    En effet, les textes de lois sur le sujet se superposent, des textes impliquant de nouvelles obligations lourdes et coûteuses, dont les entreprises ignorent souvent tout.

    Voici donc un résumé, ci-dessous, des règles à connaître en la matière. Pour plus d’informations, n’hésitez pas à nous contacter.

     

    1) Combien de temps conserver vos factures ?

    Conservez vos factures papier ou électroniques durant 6 ans (ainsi que vos documents et pièces). En effet, c’est la durée durant laquelle l’administration aura le droit d’exercer son droit de contrôle sur la gestion de votre société.

     

    2) Sous quel support conserver vos factures papier ?

     

    Emission et réception de factures papier

    Les factures papier peuvent être conservées sous format papier, ou depuis 2016, sous format électronique.  Sous ce dernier format, inutile de préciser que la facture doit être la copie conforme de la version papier !

    La conservation sous format électronique des factures émises et reçues n’est autorisée que dans le cas où certaines conditions sont respectées.

    Quelques conditions importantes :

    • Décrire clairement les opérations d’archivage numérique des factures dans un guide
    • Utiliser pour cette numérisation un dispositif capable de pérenniser les données et de fonctionner avec d’autres systèmes d’information ou d’autres applications
    • Disposer d’une source d’horodatage interne

     

    Emission et réception de factures par voie électronique

    Les factures émises et reçues par voie électronique peuvent être conservées par support informatique sans conditions particulières, pendant 3 années. Après ces 3 années, elles peuvent être conservées sur support papier ou numérique de façon indifférente !

     

    3) La disparition d’une tolérance concernant les factures émises et reçues par mail

     

    La définition d’une facture électronique par l’administration

    Une facture électronique est considérée par l’administration comme « électronique » si elle est créée, transmise, et archivée sous format électronique.

     

    Le statut des factures créées sur papier, puis numérisées et échangées par mail

    Actuellement, l’administration fiscale accepte de qualifier une facture d’ « électronique » si elle a été créée sur papier, numérisée puis envoyées et reçue par mail… mais cette tolérance prend fin bientôt !

    Notez que cela ne sera plus possible dès le 1er janvier 2019, et que l’administration ne l’acceptera plus.

     

    Pour plus d’informations, parcourez les autres articles d’ E.C.A.I, l’ Expert Comptable Paris 16ème.

     

    A très vite 😉

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