Frais professionnels : quelle prise en charge ?
E.C.A.I répond ci-dessous à une question qui revient souvent : celle de la prise en charges des frais professionnels, en s’appuyant sur ses 30 années d’expérience.
Besoin de Conseil ? Envie de travailler avec un cabinet d’expertise comptable réactif, rigoureux, aux connaissances poussées? Demandez un devis:
A) Frais de voyage et de déplacement
1) Principes de déduction
L’administration admet la déductibilité des frais de voyage et de déplacement si :
- ils correspondent effectivement à des dépenses professionnelles ;
- ils sont assortis de justificatifs suffisants ;
Rejets possibles : Bien qu’apparemment engagés dans l’intérêt de l’exploitation, ils sont d’un montant manifestement disproportionné par rapport à l’importance de l’entreprise (et peuvent à ce titre être considérés en réalité comme étrangers à l’intérêt de l’exploitation).
Indications :
- Ces frais doivent être exposés dans l’intérêt de l’activité. Le caractère normal des voyages et déplacements réalisés est reconnu dès lors qu’ils sont liés à l’exploitation compte tenu de la nature et des conditions d’exercice de l’activité.
- Lorsqu’ils sont exposés par les personnes les mieux rémunérées, ces frais peuvent être réintégrées dans les bénéfices imposables lorsqu’elles sont excessives et sans intérêt direct pour l’entreprise.
- Lorsqu’elles augmentent dans une proportion supérieure à celle des bénéfices imposables ou que leur montant excède celui des bénéfices, l’administration peut demander de justifier qu’elles sont nécessitées par sa gestion.
Lien entre les dépenses effectuées et l’activité de l’entreprise
Quelques exemples récurrents
- Les frais d’un voyage dans le but d’assister à une manifestation sans rapport direct avec la nature de l’activité ne sont pas engagés dans l’intérêt de l’entreprise.
- A défaut d’établir que ces déplacements ont été effectués dans l’intérêt de l’entreprise, une société ne peut déduire de ses résultats les dépenses de transport aérien exposées pour un dirigeant.
- Une entreprise qui ne conteste pas que le déplacement a été effectué à des fins privées n’établit pas qu’il y aurait cependant un intérêt professionnel en permettant des contacts nécessaires avec un fournisseur, faute d’apporter la preuve de tels contacts.
- Les notes de taxi qui ne précisent pas l’identité des personnes, la destination et les dates, les billets d’avion qui ne correspondent pas à des projets professionnels précis et les notes de restaurant qui ne précisent pas l’identité des convives ne sont pas déductibles
- La prise en charge par une société des frais de déplacement de son dirigeant entre le siège social et le domicile de ce dernier où il n’exerce aucune activité professionnelle n’est pas justifiée par l’intérêt propre de l’entreprise.
- Ne sont pas déductibles les frais de trajet domicile-travail remboursés au cogérant.
- Sont déductibles les frais engagés à raison de la participation du PDG à un voyage professionnel, organisé par un syndicat professionnel. Le refus de déduction est en revanche justifié en ce qui concerne la participation au déplacement de l’épouse du dirigeant, sans aucun lien avec l’activité de l’entreprise.
- Sont déductibles les frais de voyage du directeur qui accompagne les représentants de sociétés clientes auxquels l’entreprise a offert des séjours revêtant le caractère de cadeaux d’affaires, dans la mesure où il est établi que la présence de l’intéressé est conforme à l’intérêt de l’exploitation.
- La prise en charge des frais occasionnés par la présence des accompagnants à une manifestation annuelle organisée par la société peut être justifiée par l’intérêt de l’entreprise. En effet, en permettant aux salariés d’être accompagnés, la société s’assure de la présence de la majeure partie de ses salariés à cette manifestation qui a pour objet de contribuer à la fidélisation et à la cohésion des salariés.
- Les dépenses engagées pour assister à un congrès à l’étranger ne peuvent être regardées comme supportées dans l’intérêt de l’exploitation, si le contribuable se borne à faire état du haut intérêt de la manifestation et à produire la facture d’une agence de voyages.
Indication :
Lorsque les frais de voyage ont à la fois un caractère professionnel et personnel, il y a lieu de faire une ventilation entre les dépenses engagées dans l’intérêt personnel et celles ayant pour objet exclusif le fonctionnement de l’entreprise, ces dernières seules présentant le caractère de charges d’exploitation déductibles.
Exemples
L’administration est fondée à réintégrer dans les résultats imposables d’une société :
- une fraction des frais de séjour à l’étranger d’un dirigeant et de son épouse si le caractère exclusivement professionnel du déplacement n’est pas justifié ;
- des frais de soins (cure thermale, par exemple) suivie par un dirigeant sans qu’il soit établi que ces soins aient été rendus nécessaires par les séquelles d’un accident du travail.
Frais de voyage, en résumé : Les sommes correspondant à des frais de voyage de dirigeants ne peuvent être admises en déduction que dans la mesure où il est justifié de leur intérêt pour l’exploitation. L’entreprise qui n’apporte qu’en partie la preuve d’un lien avec l’exploitation ne peut obtenir la déduction pour le surplus de tels frais.
Justification des frais
Les frais de voyage et de déplacement doivent être appuyés de justifications de nature à établir la réalité des dépenses, même si l’administration a admis de ne pas rejeter systématiquement la déduction de ces frais au seul motif que leur montant n’est pas justifié par la production de documents formant preuve certaine.
La jurisprudence refuse la déduction de frais évalués de façon globale et forfaitaire ou qui ne sont assortis d’aucune justification. L’évaluation forfaitaire des frais de voiture et des frais de carburant est toutefois admise.
- La société ne peut se retrancher derrière l’ancienneté des faits et les exigences de la discrétion commerciale pour refuser de fournir les précisions demandées.
- Des frais de déplacement versés à son gérant statutaire qui sont évalués de façon forfaitaire ou qui sont présentés, sans aucune précision, comme correspondant à la prise en charge de dépenses exposées par des collaborateurs du gérant doivent être réintégrés dans les résultats.
Inscription sur le relevé des frais généraux
Les entreprises sont tenues de fournir à l’appui de la déclaration de résultats de chaque exercice le relevé détaillé de chaque catégorie de dépenses visées à l’article 39, 5 du CGI, au nombre desquelles figurent les frais de voyage et de déplacement exposés par les personnes les mieux rémunérées de l’entreprise lorsque ces dépenses excèdent 15 000 €. Cette obligation déclarative est sanctionnée par une amende spécifique.
2)Solutions particulières
Déplacements professionnels
Les dépenses afférentes aux véhicules dont peuvent disposer les personnes les mieux rémunérées en dehors des locaux professionnels doivent être inscrits sur le relevé des frais généraux.
L’avantage en nature résultant de l’utilisation privative par un membre du personnel d’un véhicule appartenant à l’entreprise doit également faire l’objet d’une déclaration.
Véhicules utilisés par les dirigeants et salariés
Les charges relatives à l’utilisation des véhicules acquis par l’entreprise (entretien, réparation, frais d’essence et de garage…) sont déductibles dès lors qu’elles satisfont aux conditions générales de déductibilité des charges.
Lorsqu’un véhicule est utilisé pour des besoins personnels, il est fait obligation d’inscrire en comptabilité sous une forme explicite la nature et la valeur des avantages en nature accordés.
Par ailleurs, les entreprises sont tenues de fournir, à l’appui de leur déclaration de résultats, un relevé détaillé comportant notamment, pour les personnes les mieux rémunérées, les rémunérations de toute nature, y compris les avantages en nature.
Véhicules personnels des dirigeants ou salariés
Lorsqu’une voiture personnelle est utilisée pour les besoins de l’entreprise, la quote-part de frais correspondant à l’utilisation professionnelle est déductible des résultats. Cette quote-part est calculée en proportion du nombre de kilomètres parcourus pour les besoins professionnels.
L’administration peut réintégrer les frais de déplacement déduits dès lors que la société n’apporte pas d’éléments de nature à justifier que les remboursements de frais kilométriques exposés correspondraient à des missions de caractère professionnel effectuées pour son compte.
Voyages de stimulation
Il a été refusé la déduction de la partie touristique de frais de séjour à l’étranger exposés à l’occasion de « séminaires de travail ». Il ne s’agissait pas de voyages de stimulation, bien que cette expression ait été utilisée par les parties, dès lors que les avantages touristiques étaient offerts à tous les gérants libres de la marque sans distinction de performance entre eux.
La déductibilité des dépenses afférentes aux accompagnateurs est subordonnée à la condition qu’il s’agisse effectivement de personnes choisies par les lauréats d’un concours.
En ce qui concerne la situation des bénéficiaires, il a été jugé que les voyages de stimulation ne revêtent à aucun titre le caractère d’un revenu imposable.
B) Frais de réception et de représentation
1.Conditions générales de déduction
D’une manière générale, l’administration admet la déductibilité des frais de représentation dans la mesure où ils correspondent effectivement à des dépenses professionnelles et où ils sont assortis de justifications suffisantes.
Ces dépenses peuvent être considérées comme professionnelles si elles sont exposées dans l’intérêt de l’entreprise.
En revanche, il résulte notamment de la jurisprudence que les dépenses liées aux activités personnelles et privées des dirigeants ne peuvent être admises en déduction des résultats imposables.
On rappelle que plusieurs catégories de dépenses qui peuvent être engagées par les entreprises en vue de la réalisation de réceptions ou d’opérations de représentation sont expressément exclues des charges déductibles en application de l’article 39, 4 du CGI. Il en est ainsi :
- des dépenses de toute nature ayant trait à l’exercice de la chasse ou à l’exercice non professionnel de la pêche ;
- des charges résultant de l’achat, de la location ou de toute autre opération faite en vue d’obtenir la disposition de résidences de plaisance ou d’agrément, de yachts ou de bateaux de plaisance.
Intérêt de l’entreprise
Les dépenses de réception exposées à l’occasion d’un événement familial ne sont pas déductibles, bien que des personnes se trouvant en relations professionnelles avec le contribuable et des salariés de son entreprise aient été au nombre des invités, dès lors qu’il n’est pas justifié que ces dépenses ont été exposées dans l’intérêt de l’entreprise.
Ne sont pas déductibles les frais des réceptions donnés dans une propriété appartenant au PDG, ainsi que les frais d’entretien de cette propriété, lorsque l’entreprise soutient sans l’établir que l’accroissement de l’activité de la société n’aurait pu intervenir si la propriété n’avait pas été utilisée pour y recevoir les clients.
La seule circonstance que les frais de représentation d’une agence immobilière seraient conformes aux usages de la profession et d’un montant modique par rapport à son chiffre d’affaires ne suffit pas pour admettre leur déduction des résultats imposables.
Les frais de réception remboursés au gérant d’une SARL sont déductibles dès lors qu’ils sont exposés dans l’intérêt de la société, en vue notamment de démarcher la clientèle.
Justification des frais
L’administration admet que la déduction des frais de voyage et de réception ne doit pas être refusée systématiquement pour le seul motif que le montant de ces frais n’est pas justifié par la production de documents formant preuve certaine lorsque les sommes comptabilisées correspondent à des dépenses professionnelles et ne sont pas excessives eu égard à la nature et à l’importance de l’exploitation ainsi qu’à toutes autres circonstances propres à chaque cas particulier.
L’exploitant d’une entreprise ne peut demander la déduction de frais de réception et de représentation comptabilisés de manière globale et forfaitaire sans être assortis de justifications.
Les frais de déplacement et de réception ne sont pas déductibles dès lors que les pièces justificatives correspondantes ne sont pas datées et ne comportent aucune mention relative à leur objet.
La société n’apporte pas les justifications nécessaires en soutenant que le maintien de son activité nécessitait un important effort de promotion commerciale et que les frais n’étaient pas excessifs par rapport à ses ventes.
Une entreprise ne peut se retrancher derrière les exigences de la discrétion commerciale pour refuser de justifier des frais de réception.
2. Solutions particulières
Repas d’affaires
Les frais de restaurant correspondant à des repas d’affaires ou à des repas pris dans le cadre de voyages professionnels (congrès, séminaires, par exemple) ont le caractère de dépenses professionnelles dès lors qu’ils sont exposés dans l’intérêt de l’exploitation, qu’ils sont dûment justifiés et sont dans un rapport normal avec l’activité et l’avantage attendu.